В течение дня каждому из нас поступает большое количество информации. Приходят задачи от людей, письма, новые идеи, таким образом мы вынуждены обрабатывать большой поток входящей информации.

Что с ней делать?
Во-первых, задать себе вопрос: что это за информация?
Она требует от нас действие (звонок, встречу, поездку) или нет (новые знания, факты).

Если это действие, то мы используем правило 2-х минут: то есть задачу, занимающую меньше 2 минут, мы решаем сразу.

Это привычка успешных людей: мелкие задачи закрывать сразу. Многие люди, которые говорят, что у них много задач и они ничего не успевают, как правило, просто имеют большое количество отложенных дел.

Если же задача занимает больше 2-х минут, мы переходим к следующему шагу: думаем, кому делегировать эту задачу?

Оценивайте свое время: иногда поручить кому-то задачу значительно проще, чем вникать во что-то самому.

В случае, когда задачу некому делегировать или вам важно закрыть ее самостоятельно, мы переходим к шагу "запланировать".

Здесь также есть 2 вида планируемых задач — жесткие, из мы записываем в Календарь (например, встречи), гибкие (не привязанные ко времени, например, покупки).

Еще один момент: когда нам приходит задача, мы задаемся вопросом — это действие?
Если нет, то у нас 3 сценария.

Первый.
Например, пришло письмо на почту, которое никогда не пригодится, мы его удаляем, привыкаем выбрасывать лишний хлам.

Второй.
Также мы заводим папку "Когда-нибудь / может быть", в которую собираем идеи для дальнейшего воплощения. Эта информация будет актуальна позже, но сейчас у вас другие задачи. Вы воспользуетесь ей, когда это станет информация.

Третий.
Еще одна папка, которую нужно завести: справочные материалы. Сюда мы отправляем ту информацию, которая нам пригождается регулярно (презентации, документы и т.д.).

Итак, мы разобрались, как работать с входящей информацией в течение дня, чтобы быть максимально эффективными, но при этом избежать авралов и лишнего беспокойства.